Interim gebouwmanager

Interim management op het gebied van vastgoed is een vak apart. Een invaller moet zich in korte tijd snel de portefeuille eigen maken, de verschillende verantwoordelijken in de gebouwen leren kennen, de gebruikersbelangen begrijpen én zich de filosofie van de afdeling huisvesting/vastgoed eigen maken.

Gebouwbeheer

Zorgorganisatie Philadelphia is één van de grootste verstandelijk gehandicaptenorganisaties van Nederland. Het gebouwbeheer is complex, het beheer en onderhoud standaardiseren van ruim 500 gebouwen is een doorlopend proces.

Vanuit de rol als interim vastgoedbeheerder kreeg Jean Jacques Tutlings direct inzicht in de dagelijkse problematiek. Door op hoofdlijnen te focussen en de lokale betrokkenen daar goed in mee te nemen ontstond snel een werkbare situatie. Inzicht in geldende wet- en regelgeving versus de actuele stand van zaken is daarin wel de bottom line. In afstemming is een format ontwikkeld voor de QuickScan van de vele gebouwen. Informatie over de wettelijke verplichtingen, duurzaamheid en onderhoudsstatus zijn verzameld en van daar uit zijn de panden waar veel zorgpunten waren verder in kaart gebracht met een Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) dat tevens alle duurzaamheidsmaatregelen bevat.

Door in eerste instantie te focussen op de prioriteiten in het beheer zoals veiligheid en wet- en regelgeving ontstond een beheersbare situatie en van daaruit werd het schakelen naar de klantwens en gebruikersvragen mogelijk. Maar ook daarin geld natuurlijk een grens, de centrale kwaliteitsniveaus van de afdeling vastgoed. Een balans vinden tussen de wensen van de klant en de (financiële) kaders van de organisatie is een dagelijkse puzzel voor een vastgoedbeheerder maar mede door juiste communicatie en ervaring niet onmogelijk.

Vastgoedbeheerder

Jean Jacques over zijn rol als vastgoedbeheerder: “Als je op maandagmorgen ineens verantwoordelijk wordt voor het goed functioneren van 80 tot 100 gebouwen dan weet je eigenlijk niet waar je moet beginnen. Mijn ervaring in het zorglandschap maakte dat ik vrij snel op de belangrijke issues het overzicht kreeg en dat ik de vragen van de lokale gebruikers kon herleiden naar de operationele gebouwbeheerders en de externe leveranciers. Wat ik vaker zie is dat het gaat om het begeleiden van de communicatie en het inzicht in bestaande afspraken. Daarmee bedoel ik bijvoorbeeld dat meldingen conform de bedoeling worden opgepakt. Als er een automatische deur regelmatig in storing valt dan moet je er voor zorgen dat je systeem die informatie naar de leverancier vertaald. Niet om even te resetten, maar echt onderzoeken wat de oorzaak is. En daar bovenop dan ook of dit binnen het contract valt of dat de organisatie deze verantwoordelijkheid heeft. Met alleen inhoudelijk oplossen ben je er nog niet, ook de communicatie moet duidelijk en tijdig zijn.”

Onderhoudsmanagement

Effectief onderhoud is gericht op het optimaal laten functioneren van gebouwen tegen zo laag mogelijke kosten. Dat kan alleen als onderhoud integraal aangepakt wordt. Zo moet er verbinding zijn tussen de gebruiksfunctie, het preventief onderhoud en het waardebehoud van het vastgoed voor een langere periode. Met een strategisch onderhoudsplan kijk je met een langetermijnperspectief naar jouw vastgoed en de exploitatie ervan (onderhoud en energie) met oog voor mogelijke verduurzaming. 

Meer weten? Bel Jean Jacques en spar met hem over strategisch onderhoudsmanagement en het MJOP!